Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit: Stunden erfassen und Zuschläge berechnen

Für Arbeit in der Nacht, am Sonntag und am Feiertag gelten zwei Regelwerke nebeneinander. Das Arbeitszeitgesetz bestimmt, was erlaubt ist und welcher Ausgleich zusteht, mit der Nachtzeit 23 bis 6 Uhr. Das Einkommensteuergesetz bestimmt, welche Zuschläge steuerfrei bleiben, mit dem Nachtfenster 20 bis 6 Uhr. Wer Zuschläge prüfen will, muss die Stunden für beide Fenster getrennt erfassen.

Nachtzeit 23 bis 6 Uhr: ab wann Arbeit Nachtarbeit ist

Das Arbeitszeitgesetz unterscheidet Nachtzeit und Nachtarbeit (§ 2 Abs. 3 und 4 ArbZG). Nachtzeit ist die Zeit von 23:00 bis 6:00 Uhr, in Bäckereien und Konditoreien von 22:00 bis 5:00 Uhr. Ein Tarifvertrag darf den Beginn des siebenstündigen Fensters auf eine Uhrzeit zwischen 22 und 24 Uhr verschieben (§ 7 Abs. 1 Nr. 5 ArbZG). Nachtarbeit liegt vor, wenn die Arbeit mehr als 2 Stunden der Nachtzeit umfasst; genau 2 Stunden reichen nicht.

Die Schwelle ist wichtig, weil an Nachtarbeit besondere Rechte geknüpft sind. Eine Spätschicht bis 01:00 Uhr bleibt außerhalb, eine Schicht bis 01:01 Uhr nicht. Für Steuerzuschläge zählt dagegen jede Minute ab 20:00 Uhr, auch wenn arbeitszeitrechtlich keine Nachtarbeit vorliegt. Der Arbeitszeitrechner weist die Stunden in der Nachtzeit für jede Schicht gesondert aus.

Nachtarbeitnehmer: 8 Stunden und Untersuchung

Nachtarbeitnehmer ist, wer aufgrund seiner Arbeitszeitgestaltung normalerweise Nachtarbeit in Wechselschicht leistet oder an mindestens 48 Tagen im Kalenderjahr Nachtarbeit erbringt. Wer gelegentlich eine Nachtschicht übernimmt, fällt nicht darunter, hat aber trotzdem die Grenzen des Tagesrechts einzuhalten. Für Nachtarbeitnehmer gilt § 6 ArbZG.

• Die werktägliche Arbeitszeit beträgt 8 Stunden. Verlängerungen auf bis zu 10 Stunden sind nur zulässig, wenn innerhalb von 1 Kalendermonat oder 4 Wochen der Durchschnitt von 8 Stunden eingehalten wird. Bei Tagarbeit beträgt der Ausgleichszeitraum 6 Monate.
• Vor Beginn der Nachtarbeit und danach alle 3 Jahre besteht ein Anspruch auf arbeitsmedizinische Untersuchung, ab 50 Jahren jährlich. Der Arbeitgeber trägt die Kosten, sofern er die Untersuchung nicht durch den Betriebsarzt anbietet.
• Umsetzung auf einen Tagarbeitsplatz kann verlangen, wer nach ärztlicher Feststellung durch Nachtarbeit gesundheitlich gefährdet ist, ein Kind unter 12 Jahren betreut, das nicht von einer anderen Person im Haushalt versorgt werden kann, oder einen schwerpflegebedürftigen Angehörigen versorgt. Dringende betriebliche Gründe können entgegenstehen; der Betriebsrat ist dann zu hören.
• Nachtarbeitnehmer haben denselben Zugang zu Weiterbildung und aufstiegsfördernden Maßnahmen wie Tagarbeitnehmer (§ 6 Abs. 6 ArbZG).
• Schwangere und Stillende dürfen zwischen 20 und 6 Uhr nur mit behördlicher Genehmigung und eigener Einwilligung arbeiten, Jugendliche zwischen 20 und 6 Uhr grundsätzlich nicht (§ 5 MuSchG, § 14 JArbSchG).

Schicht über Mitternacht dem Tag zuordnen

Eine Schicht, die vor Mitternacht beginnt und danach endet, wird für Arbeitszeit und Soll dem Tag zugeordnet, an dem sie beginnt. Für die Stundenzahl gilt: Liegt das Ende vor dem Beginn, werden 24 Stunden addiert.

1. Beginn und Ende notieren, zum Beispiel Samstag 22:00 bis Sonntag 06:00 Uhr.
2. Weil das Ende vor dem Beginn liegt, 24 Stunden addieren: 06:00 + 24:00 − 22:00 = 8:00 h brutto.
3. Die Pause abziehen. Mit 30 Minuten ergeben sich 7:30 h netto, eingetragen beim Samstag.
4. Die Stunden in den Zuschlagsfenstern getrennt erfassen: 22:00–24:00 Uhr am Samstag, 00:00–06:00 Uhr am Sonntag. Liegt die Pause in einem Zuschlagsfenster, wird sie dort abgezogen.

Die Zuordnung zum Starttag bestimmt, auf welchen Arbeitstag die Stunden fallen und welches Tagessoll gilt. Für Zuschläge wird die Schicht dagegen nach Kalendertagen aufgespalten, weil der Sonntag andere Zuschläge hat als der Samstag. Die Ruhezeit von 11 Stunden beginnt mit dem Ende der Schicht, hier am Sonntag um 06:00 Uhr; die nächste Schicht darf frühestens um 17:00 Uhr beginnen. In Excel rechnet =REST(B2-A2;1) die Dauer über Mitternacht (siehe Excel-Formeln).

Angemessener Nachtzuschlag ohne Tarifvertrag

Für Nachtarbeitnehmer ist ein Ausgleich vorgeschrieben (§ 6 Abs. 5 ArbZG): eine angemessene Zahl bezahlter freier Tage oder ein angemessener Zuschlag auf das Bruttoentgelt. Gilt ein Tarifvertrag mit eigener Regel, hat dieser Vorrang. Ohne tarifliche Regelung hält das Bundesarbeitsgericht in der Regel einen Zuschlag von 25 % oder eine entsprechende Zahl freier Tage für angemessen, bei Dauernachtarbeit 30 % (BAG, 09.12.2015, 10 AZR 423/14). Weniger ist möglich, wenn die Nachtarbeit nur aus Bereitschaft mit geringer Belastung besteht.

Bei 14,00 € Stundenlohn und 7 Nachtstunden mit 25 % ergibt sich 14,00 € × 0,25 × 7 = 24,50 € brutto pro Schicht. Der gesetzliche Anspruch knüpft an die Nachtzeit des ArbZG von 23:00 bis 6:00 Uhr an, nicht an das Steuerfenster. Ob der Arbeitgeber Geld oder freie Tage gewährt, darf er wählen; 25 % entsprechen etwa einem freien Tag für 4 Nachtschichten. Der Mindestlohn darf nicht mit dem Nachtzuschlag verrechnet werden.

Steuerfreie Zuschläge nach § 3b EStG

Zuschläge für tatsächlich geleistete Arbeit sind steuerfrei, soweit sie die folgenden Prozentsätze des Grundlohns nicht übersteigen. Das Steuerrecht rechnet mit eigenen Fenstern, die vom Arbeitszeitgesetz abweichen. Voraussetzung ist, dass der Zuschlag neben dem Grundlohn gezahlt wird und die Stunden einzeln nachgewiesen sind; eine Pauschale ohne Stundennachweis ist steuerpflichtig.

• Arbeit von 0 bis 4 Uhr des Folgetags gilt als Sonntags- oder Feiertagsarbeit, wenn sie vor 0 Uhr begonnen hat. Eine Schicht von Sonntag 22:00 bis Montag 04:00 Uhr ist damit vollständig Sonntagsarbeit.
• Der Grundlohn wird für die Steuerfreiheit höchstens mit 50 € pro Stunde angesetzt; sozialversicherungsfrei sind die Zuschläge nur bis zu einem Grundlohn von 25 € pro Stunde.
• Nachtzuschlag und Sonntags- oder Feiertagszuschlag addieren sich. Fällt ein Feiertag auf einen Sonntag, gilt nur der Feiertagszuschlag.
• Werden Zuschläge bei Urlaub oder Krankheit fortgezahlt, sind sie steuerpflichtig, weil keine Arbeit tatsächlich geleistet wurde.

Ein Rechenbeispiel zeigt, wie sich die Fenster überlagern: Schicht Samstag 22:00 bis Sonntag 06:00 Uhr ohne Pause, Grundlohn 20 € pro Stunde, Zuschläge in Höhe der steuerfreien Sätze.

Sonntagsarbeit und Ersatzruhetag

Arbeitnehmer dürfen an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen von 0 bis 24 Uhr nicht beschäftigt werden (§ 9 ArbZG). In mehrschichtigen Betrieben darf der Beginn der Ruhe um bis zu 6 Stunden vor- oder zurückverlegt werden, wenn der Betrieb danach 24 Stunden ruht. Ausnahmen nach § 10 ArbZG gelten unter anderem für Krankenhäuser und Pflege, Gastronomie und Hotels, Verkehr, Energie und Wasser, Rettungsdienste, Feuerwehr, Polizei, Rundfunk und Presse, Messen und Märkte, Landwirtschaft, Bewachung sowie Betriebe, deren Arbeiten nicht unterbrochen werden können. Verkaufsstellen richten sich nach dem Ladenschlussrecht der Länder.

• Mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen beschäftigungsfrei bleiben (§ 11 Abs. 1 ArbZG).
• Für Sonntagsarbeit ist ein Ersatzruhetag innerhalb von 2 Wochen zu gewähren, für Arbeit an einem Feiertag, der auf einen Werktag fällt, innerhalb von 8 Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Der Ersatzruhetag darf ein ohnehin freier Werktag sein, etwa der freie Samstag in einer 5-Tage-Woche.
• Der Ersatzruhetag ist unmittelbar mit einer Ruhezeit von 11 Stunden zu verbinden, sodass mindestens 35 Stunden zusammenhängende Ruhe entstehen, soweit keine technischen oder organisatorischen Gründe entgegenstehen (§ 11 Abs. 4 ArbZG).
• Ein gesetzlicher Anspruch auf Sonntags- oder Feiertagszuschläge besteht nicht. Er ergibt sich aus Tarif, Betriebsvereinbarung, Vertrag oder betrieblicher Übung.

Feiertagsarbeit nach Bundesland

Bundesweit gelten 9 gesetzliche Feiertage: Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, 1. Mai, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit sowie 1. und 2. Weihnachtstag. Weitere Feiertage regeln die Länder. Maßgeblich ist das Recht am Arbeitsort, nicht am Wohnort; wer in Hessen wohnt und in Bayern arbeitet, hat an Heilige Drei Könige frei.

Wer an einem Feiertag arbeitet, bekommt den Ersatzruhetag innerhalb von 8 Wochen; Zuschläge folgen aus Tarif oder Vertrag und sind bis 125 bzw. 150 % steuerfrei. Wer an einem Feiertag nicht arbeitet, weil der Betrieb ruht, erhält den Lohn, den er ohne den Feiertag verdient hätte (§ 2 EFZG); der Tag wird mit der Sollzeit gutgeschrieben. Fällt der Feiertag auf einen ohnehin freien Tag, etwa einen Samstag in der 5-Tage-Woche, gibt es weder Gutschrift noch Ersatz. Heiligabend und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage; nur das Steuerrecht behandelt die Stunden ab 14 Uhr besonders.