Überstunden berechnen: Ist gegen Soll, Arbeitszeitkonto und Auszahlung

Überstunden sind die Differenz zwischen tatsächlich geleisteter und vertraglich geschuldeter Arbeitszeit. Die Rechnung ist einfach; schwierig wird es bei der Frage, ob die Stunden bezahlt werden müssen, wie sie auf ein Zeitkonto gehen und wie sie sich im Streit belegen lassen.

Sollzeit pro Tag aus den Wochenstunden

Überstunden lassen sich erst bestimmen, wenn die Sollzeit des einzelnen Tags feststeht. Sie ergibt sich aus der vertraglichen Wochenarbeitszeit geteilt durch die Zahl der Arbeitstage. Die Verteilung auf die Wochentage legt der Vertrag, der Dienstplan oder die Betriebsvereinbarung fest; sie muss nicht gleichmäßig sein.

An Urlaubstagen, Krankheitstagen und gesetzlichen Feiertagen, die auf einen Arbeitstag fallen, wird die Sollzeit dieses Tages gutgeschrieben. Der Saldo bleibt dadurch unverändert. Wer an einem solchen Tag trotzdem arbeitet, etwa an einem Feiertag im Schichtdienst, erhält die geleisteten Stunden zusätzlich zur Gutschrift, sofern Tarif oder Vertrag nichts anderes vorsehen.

Überstunden berechnen: Ist minus Soll

Die Rechnung gilt für Tag, Woche und Monat: Von der Ist-Arbeitszeit (netto, ohne Ruhepausen) wird die Sollzeit abgezogen. Ein positives Ergebnis sind Überstunden, ein negatives Minusstunden. In der Wochen- oder Monatsrechnung gleichen sich Plus und Minus der einzelnen Tage aus.

Für die Lohnabrechnung wird der Saldo in Dezimalstunden umgerechnet: +0:45 h sind 0,75 Stunden (siehe Minuten in Dezimalstunden). Die Vergütung einer Überstunde folgt bei Monatsgehalt aus dem Stundensatz.

Die Arbeitszeit in Prozent der Sollzeit ist Ist ÷ Soll × 100. 30 von 40 Stunden sind 75 %, 25 von 20 Stunden sind 125 %. Die Prozentangabe taucht in Teilzeitverträgen und bei der Auslastung eines Monats auf. Der Arbeitszeitrechner zeigt Ist, Soll und Saldo für Tag und Woche direkt an.

Überstunden oder Mehrarbeit

Beide Begriffe werden im Alltag vermischt, haben aber unterschiedliche Maßstäbe. Für die Vergütung zählt, was Vertrag oder Tarif sagen; für die Zulässigkeit zählt das Arbeitszeitgesetz.

Wer 40 Stunden Vertragszeit hat und 44 Stunden arbeitet, leistet 4 Überstunden, bleibt aber unter der gesetzlichen Grenze von 48 Stunden. Der Arbeitgeber muss jede über 8 Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Wo die gesetzlichen Grenzen liegen, zeigt Wie lange darf ich arbeiten.

Ein gesetzlicher Anspruch auf einen Überstundenzuschlag besteht nicht. Ein Zuschlag, etwa 25 % auf jede Überstunde, entsteht nur aus Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag.

Pflicht zu Überstunden und Grenzen

Überstunden müssen nur geleistet werden, wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung das vorsehen. Ohne Regelung besteht eine Pflicht nur in echten Notfällen, etwa bei drohendem Schaden für den Betrieb, den niemand vorhersehen konnte. Hat der Betrieb einen Betriebsrat, muss er bei der vorübergehenden Verlängerung der Arbeitszeit zustimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG).

• Schwerbehinderte Menschen werden auf Verlangen von Mehrarbeit freigestellt (§ 207 SGB IX); gemeint ist Arbeit über 8 Stunden werktäglich.
• Schwangere und Stillende dürfen nicht mehr als 8,5 Stunden täglich oder 90 Stunden in der Doppelwoche arbeiten, unter 18 Jahren 8 Stunden (§ 4 MuSchG).
• Jugendliche dürfen höchstens 8 Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich arbeiten (§ 8 JArbSchG).
• Minijob: Bezahlte Überstunden zählen zum Verdienst. Wird die Grenze von 603 € im Monat (2026) überschritten, ist das nur bei gelegentlichem, nicht vorhersehbarem Überschreiten in bis zu zwei Monaten pro Jahr unschädlich.

Angeordnet, gebilligt oder geduldet: wann Überstunden vergütet werden

Der Vergütungsanspruch entsteht, wenn der Arbeitgeber die Überstunden veranlasst hat. Das Bundesarbeitsgericht unterscheidet vier Wege:

Angeordnet

Vorgesetzte verlangen die Mehrarbeit ausdrücklich, mündlich oder schriftlich.

Gebilligt

Der Arbeitgeber erfährt nachträglich von den Stunden und nimmt sie hin, etwa durch Abzeichnen des Stundenzettels.

Geduldet

Der Arbeitgeber weiß von den Mehrstunden und schreitet nicht ein, obwohl er es könnte. Ein sichtbares Zeitkonto mit wachsendem Plus genügt oft.

Notwendig

Die zugewiesene Arbeit war in der Sollzeit nicht zu schaffen, etwa bei einer Frist, die der Arbeitgeber gesetzt hat.

Überstunden in Teilzeit

Für Teilzeitkräfte beginnen Überstunden mit der ersten Minute über der eigenen Vertragszeit, nicht erst ab der Vollzeit. Wer 20 Stunden vereinbart hat und 24 arbeitet, leistet 4 Überstunden. Das Bundesarbeitsgericht hat 2024 entschieden, dass eine tarifliche Regel, die Überstundenzuschläge erst ab Überschreiten der Vollzeit zahlt, Teilzeitbeschäftigte benachteiligt (BAG, 05.12.2024, 8 AZR 370/20). Die Zuschlagsschwelle muss anteilig zur individuellen Arbeitszeit sinken.

Gleitzeitkonto und Kernarbeitszeit

Bei Gleitzeit sammeln sich Plus- und Minusstunden auf einem Arbeitszeitkonto, statt am Monatsende ausgezahlt zu werden. Die Betriebsvereinbarung oder der Vertrag legt die Grenzen fest.

• Die Rahmenzeit bestimmt, wann gearbeitet werden darf (zum Beispiel 06:00 bis 20:00 Uhr), die Kernarbeitszeit, wann Anwesenheit Pflicht ist (zum Beispiel 09:00 bis 15:00 Uhr). Arbeit außerhalb der Rahmenzeit zählt meist nur bei Anordnung.
• Ein Höchstsaldo begrenzt Plusstunden (oft 20 bis 40 Stunden), ein Mindestsaldo Minusstunden. Wird die Grenze erreicht, müssen die Stunden abgebaut werden; Stunden über einer Kappungsgrenze verfallen in manchen Regelungen.
• Eine Kappung ist nur wirksam, wenn der Arbeitgeber den Abbau ermöglicht hat. Verfallen Stunden, die auf Anordnung entstanden sind, bleibt der Vergütungsanspruch in der Regel bestehen.
• Urlaub und Krankheit werden mit der Sollzeit des Tages gutgeschrieben und verändern den Saldo nicht.
• Auch Konto-Stunden unterliegen dem ArbZG: höchstens 10 Stunden pro Tag, 11 Stunden Ruhezeit, im Schnitt 8 Stunden werktäglich.

Ein Langzeit- oder Wertguthabenkonto (§ 7b SGB IV) ist etwas anderes: Hier wird Entgelt für eine spätere Freistellung angespart, etwa für ein Sabbatical oder einen früheren Ruhestand. Es braucht eine schriftliche Vereinbarung und eine Insolvenzsicherung.

Minusstunden und Ausgleich bei Kündigung

Minusstunden entstehen, wenn weniger als die Sollzeit gearbeitet wird, etwa durch frühes Gehen im Gleitzeitrahmen, oder wenn der Arbeitgeber keine Arbeit bereitstellt. Nur die erste Ursache belastet die Beschäftigten.

• Ein Abzug vom Gehalt ist nur möglich, wenn ein Arbeitszeitkonto vereinbart ist, das Minusstunden zulässt, und die Stunden vom Arbeitnehmer selbst zu vertreten sind.
• Ohne Arbeitszeitkonto gibt es keine Minusstunden: Wer arbeitsbereit ist und nicht eingesetzt wird, behält den vollen Lohn (Annahmeverzug, § 615 BGB).
• Bei Kündigung werden Minusstunden innerhalb der Kündigungsfrist nachgearbeitet, soweit der Arbeitgeber Arbeit anbietet. Erst danach kommt eine Verrechnung mit dem letzten Gehalt in Betracht, und nur bis zur Pfändungsfreigrenze.

Auszahlung oder Freizeitausgleich

Ob Überstunden ausgezahlt oder in Freizeit abgegolten werden, regelt der Arbeitsvertrag, der Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung. Fehlt eine Regelung, ist die Arbeit nach § 612 BGB zu vergüten, wenn die Umstände eine Bezahlung erwarten lassen; das ist bei normalen Gehältern regelmäßig der Fall. Ein Anspruch auf Freizeitausgleich statt Geld besteht ohne Vereinbarung nicht, und umgekehrt darf der Arbeitgeber nicht einseitig Freizeit statt Geld anordnen.

• Im öffentlichen Dienst gilt der Freizeitausgleich als Regelfall; ausgezahlt wird nur, was aus dienstlichen Gründen nicht ausgeglichen werden kann (§ 8 TVöD).
• Bei Ende des Arbeitsverhältnisses wird ein verbliebenes Plus ausgezahlt. Der Arbeitgeber kann Beschäftigte in der Kündigungsfrist zum Abbau freistellen, wenn er das ausdrücklich unter Anrechnung auf das Zeitguthaben erklärt.
• Urlaubsentgelt und Entgeltfortzahlung bei Krankheit berücksichtigen Überstundenvergütung nicht (§ 11 BUrlG, § 4 Abs. 1a EFZG). Regelmäßige Überstunden erhöhen den Urlaubslohn also nicht.

Pauschal abgegoltene Überstunden im Arbeitsvertrag

Klauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind in Formularverträgen unwirksam, wenn sich aus dem Vertrag nicht ergibt, wie viele Stunden damit gemeint sind (§ 307 BGB). Der Arbeitnehmer muss vorher erkennen können, was auf ihn zukommt. Zulässig ist eine Klausel, die eine bestimmte Zahl pauschal bezahlter Stunden nennt, etwa „bis zu 10 Überstunden im Monat sind mit dem Gehalt abgegolten“. Stunden darüber sind wieder zu vergüten. Bei Mindestlohnempfängern darf eine Pauschale nicht dazu führen, dass der Durchschnittslohn je Stunde unter 13,90 € fällt.

Anders liegt es bei hohem Einkommen: Wer oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung verdient, kann in der Regel keine zusätzliche Vergütung für Überstunden erwarten, weil das Gehalt Mehrarbeit bereits abdeckt. Dasselbe gilt für Dienste höherer Art und Leitungsfunktionen.

Nachweis vor Gericht und Ausschlussfristen

Im Streit trägt der Arbeitnehmer eine zweistufige Darlegungslast. Er muss zeigen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat, und dass der Arbeitgeber die Überstunden veranlasst hat. Die gesetzliche Pflicht zur Zeiterfassung ändert daran nichts (BAG, 04.05.2022, 5 AZR 359/21). Kann der Arbeitgeber die Zeiten nicht substantiiert bestreiten, etwa weil er keine eigene Erfassung vorlegt, gelten die vorgetragenen Zeiten als zugestanden.

1. Jeden Tag Beginn, Ende und Pausen aufschreiben, auch bei Stempeluhr. Die eigene Liste ist der Beleg, wenn das System Fehler enthält; ein Stundenzettel mit Tätigkeit pro Tag trägt vor Gericht am besten.
2. Anordnungen, Bitten und Fristen für Mehrarbeit schriftlich festhalten, etwa per E-Mail oder Chatnachricht mit Datum.
3. Die Ausschlussfrist im Arbeits- oder Tarifvertrag suchen. Sie liegt oft bei drei bis sechs Monaten; in Formularverträgen sind weniger als drei Monate unwirksam. Der TVöD setzt sechs Monate (§ 37 TVöD).
4. Überstunden innerhalb dieser Frist in Textform geltend machen, mit Zeitraum, Stundenzahl und Betrag. Zweistufige Klauseln verlangen nach einer Ablehnung zusätzlich eine Klage binnen weiterer Frist.
5. Ohne Ausschlussfrist gilt die Verjährung von drei Jahren zum Jahresende (§ 195, § 199 BGB): Überstunden aus 2026 verjähren am 31.12.2029.